O que é um KPI?
Em um mercado tão volátil e com um ambiente tão competitivo, a palavra desempenho se transforma em um sinônimo de sucesso. E é dentro deste contexto que surge o conceito de KPI, sendo a sigla para o termo inglês ‘Key Perfomance Indicator’, ou em português Indicador-Chave de Desempenho. Como a própria nomenclatura já elucida, os KPIs são indicadores ou métricas que quantificam o progresso de um objetivo em um determinado período. Dessa forma o principal benefício da sua utilização é de conseguir acompanhar se os objetivos propostos foram atingidos ou não, e com essa informação em suas mãos, seja ela negativa ou positiva, você passa a guiar as suas próximas ações para melhorar o desempenho da sua empresa
Para um exemplo prático e de fácil entendimento do funcionamento dos KPIs, podemos utilizar uma hipótese na qual uma determinada loja de roupas tem o objetivo de vender 200 camisetas por mês. Neste caso, o KPI utilizado é o percentual de vendas.
Se analisarmos um cenário no qual são vendidas 200 camisetas no mês atual, o percentual de vendas é de 100%, logo a meta inicial foi alcançada com sucesso, apontando que as medidas tomadas foram corretas e a missão seguinte passar a ser estudar novas ações que possibilitem esse indicador continuar positivo. Agora em outro cenário em que a loja só consegue fazer a venda de 100 camisetas, a porcentagem fica em 50%, indicando que as ações tomadas no começo do mês vigente não geraram o resultado esperado, e que uma nova abordagem deve se avaliada de modo a aumentar esse indicador no próximo mês.
A utilização de KPIs na sua organização gera diversos benefícios, alguns desses estão listados abaixo:
Vantagens
Alinhamento da equipe
Os KPIs ajudam a coordenar os colaboradores, de modo a direcionar as suas ações para os mesmos objetivos. Existindo essa sinergia entre a equipe, a produtividade coletiva dentro da organização é maximizada.
Identificação de oportunidades e problemas
O uso de KPIs não deve se limitar a uma ação única; trata-se de uma metodologia que deve ser aplicada de forma contínua. Ao longo prazo, essa coleta constante de dados proporciona informações suficientes para você conseguir identificar estabelecer padrões, tanto positivos, representando oportunidades, quanto negativos, indicando problemas.
Assertividade nas tomadas de decisão
A utilização de KPIs torna suas decisões mais assertivas, porque essas deixam de ser baseadas em suposições e intuições para se apoiarem em dados concretos e reais
Como saber se um KPI é bom?
Os KPIs podem ser aplicados a diversas áreas como a do Marketing, de Vendas e a Financeira, podem ser utilizados no escopo individual, em uma única equipe, em um departamento ou no próprio negócio na totalidade. Além de você poder empregar KPIs específicos e exclusivos para sua empresa ou outros que já são utilizados comumente na sua área de negócio. Essa versatilidade do KPI demonstra seu amplo campo de uso, no entanto, isso não significa que todo KPI criado pode ser considerado um bom indicador. Uma forma bem simples de avaliar se seus KPIs são bons ou não, é fazer uso da terminologia SMART, que é um acrônimo para Specific, Measure, Attainable, Relevant e Timeframe, traduzindo fica específico, mensurável, alcançável, relevante, e tempo limite. Assim, para um KPI ser bom é necessário que ele preencha esses 5 requisitos:
Específico
O KPI tem que ter relação com o contexto da sua empresa.
Mensurável
Esse talvez seja o requisito mais importante, visto que um KPI necessita ser quantificável, para que a medição de progresso seja realizável.
Alcançável
O KPI tem que ser realista e factível dentro do contexto, não se pode colocar metas fantasiosas.
Relevante
O KPI precisa ter alinhamento com o contexto que está avaliando, de modo a fornecer informações realmente relevantes.
Tempo limite
O KPI precisa ter um período especifico para ser avaliado, logo é necessário ter uma data de início e um tempo limite para sua avaliação.
Perceba que o KPI aplicado no exemplo da loja de roupas mostrado no começo no texto pode ser considerado um bom indicado porque apresenta os 5 requisitos listados acima. O percentual de vendas mensal de camisetas utilizado como indicador é relevante e específico para uma loja de roupas, é mensurável e tem um tempo limite visto que, busca-se atingir 200 vendas de camisetas num período de um mês, e por fim é factível dado que no primeiro mês hipotético essa métrica já foi atingida com sucesso.